เนื้อหา

• ขั้นตอน

การแสดงความขอบคุณต่อลูกค้าเป็นวิธีที่ดีในการพัฒนาความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและทำให้ผู้คนกลับมาไม่ว่าคุณจะมีธุรกิจประเภทใด จดหมายขอบคุณทุกฉบับที่คุณเขียนจะต้องไม่ซ้ำกันดังนั้นจึงไม่มีพิมพ์เขียวที่คุณควรปฏิบัติตาม แต่มีคำแนะนำบางประการที่คุณสามารถพิจารณาเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณบรรลุเป้าหมาย อ่านบทความต่อไปหากคุณต้องการทราบวิธีการเขียนจดหมายขอบคุณที่ดีเยี่ยมเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับลูกค้าของคุณ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: การเขียนจดหมาย

1. 

   ในคำทักทายให้เขียนชื่อลูกค้าให้ถูกต้อง งานวิจัยทางการตลาดจำนวนมากพบว่าข้อความเกือบทั้งหมดที่ส่งถึงลูกค้าบางครั้งก็ใช้ไม่ได้ผลหากสะกดชื่อลูกค้าไม่ถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องใช้การสะกดที่ลูกค้าใช้ในส่วนหัวของจดหมายขอบคุณผู้บริโภคตัวอย่าง:เรียนคุณ Souza

2. 

   
   
   ระบุเหตุผลของข้อความขอบคุณ ทำให้ชัดเจนที่สุด การพูดอะไรง่ายๆเช่น "ขอบคุณที่ซื้อ" นั้นใช้ได้ แต่การระบุสิ่งที่ผู้ซื้อซื้อไปนั้นเป็นประโยชน์ / จะถูกส่งไปอย่างไร ซึ่งจะช่วยแนะนำผู้อ่านให้กลับมามีความสัมพันธ์กับ บริษัท ของคุณตัวอย่าง:เรียนคุณ Souzaขอบคุณมากที่มาร่วมงานเปิดร้านของเราที่ Rua São Paulo, 157
   • นี่เป็นช่วงเวลาที่คุณควรขอบคุณอย่างจริงใจ ควรเพิ่มบรรทัดที่อ้างอิงถึงการสนทนาที่คุณมีกับลูกค้า
   • พยายามอย่างเต็มที่เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความดังขึ้นหรือทำให้ลูกค้าคิดว่ามีการส่งข้อความขอบคุณแบบเดียวกันถึงร้อยคน

3. 

   
   
   รวมบรรทัดเสริมบางส่วน เมื่อเขียนจดหมายขอบคุณลูกค้าคุณมีโอกาสที่เหมาะสมในการถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการตอบสนองความต้องการแล้ว การติดตามลูกค้าที่ดีมักจะทำให้ลูกค้ากลับมาบริโภคอีกครั้งซึ่งเป็นการเพิ่มความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับดนตรีประกอบประเภทนี้มากเกินไปในข้อความขอบคุณ แต่การเอาใจใส่ต่อความต้องการของผู้บริโภคเป็นส่วนหลักในการให้บริการประชาชนตัวอย่างเรียนคุณ Souza ขอบคุณมากที่มาร่วมงานเปิดร้านของเราที่ Rua São Paulo, 157ขอบคุณคุณและลูกค้าทุกคนเช่นคุณที่มีความหลงใหลในผลิตภัณฑ์ที่สร้างสรรค์นี่เป็นการเปิดตัวครั้งใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ของ บริษัท "
   • กล่าวถึงความปรารถนาของคุณว่าลูกค้ามีความสุขกับการซื้อและคุณพร้อมที่จะให้บริการหากเขาหรือเธอมีคำถามหรือปัญหาใด ๆ
   • ถามลูกค้าว่ามีอะไรที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าหรือไม่

4. 

   
   
   รวมแบรนด์ของคุณ การแสดงชื่อ บริษัท โลโก้หรือข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับเครื่องหมายการค้าในจดหมายขอบคุณลูกค้ามีประโยชน์เกือบตลอดเวลา อีกครั้งสิ่งนี้เน้นการมองเห็นของธุรกิจตัวอย่างเรียนคุณ Souza ขอบคุณมากที่มาร่วมงานเปิดร้านของเราที่ Rua São Paulo, 157 ขอบคุณคุณและลูกค้าทุกคนเช่นคุณที่มีความหลงใหลในผลิตภัณฑ์ที่สร้างสรรค์นี่เป็นการเปิดตัวครั้งใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ของ บริษัทผู้คนกว่าพันคนเช่นเดียวกับคุณเข้ามาทักทายและเยี่ยมชมร้านค้าใหม่ของเราและเราไม่มีความสุขมากที่จะต้อนรับคุณสู่สถานที่ใหม่ล่าสุดของเรา โปรดกลับมาเยี่ยมเราเร็ว ๆ นี้ เราอยากพบคุณอีกครั้ง!
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายขอบคุณลงบนกระดาษอย่าลืมระบุชื่อธุรกิจของคุณ
   • หากคุณต้องการเขียนจดหมายขอบคุณบนหัวจดหมายโลโก้ บริษัท ของคุณจะปรากฏให้เห็นดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องระบุชื่อในเนื้อหาของข้อความ
   • หากข้อความขอบคุณถูกส่งเป็นอีเมลชื่อและโลโก้ของ บริษัท จะต้องปรากฏด้านล่างลายเซ็นของคุณ

5. 

   ใช้การปิดด้านขวา จะต้องสอดคล้องกับความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นกับลูกค้าและบุคลิกภาพที่คุณต้องการนำเสนอจากธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น "สุจริต" ซึ่งเป็นทางการเกินไปในบางโอกาสสามารถแทนที่ด้วย "ดูแล" หรือข้อสรุปอื่นที่ไม่เป็นทางการในทำนองเดียวกันถ้าเป็นไปได้ ข้อสรุปเชิงธุรกิจอื่น ๆ ก็เป็นที่นิยมเช่นกันสำหรับการทำให้จดหมายเหล่านี้ฟังดูเป็นส่วนตัวตัวอย่าง:เรียนคุณ Souza ขอบคุณมากที่มาร่วมงานเปิดร้านของเราที่ Rua São Paulo, 157 ขอบคุณคุณและลูกค้าทุกคนเช่นคุณที่มีความหลงใหลในผลิตภัณฑ์ที่สร้างสรรค์นี่เป็นการเปิดตัวครั้งใหญ่ที่สุดของเราในประวัติศาสตร์ของ บริษัท เพิ่มเติม จากผู้คนนับพันเช่นเดียวกับคุณแวะมาทักทายและเยี่ยมชมร้านใหม่ของเราและเราไม่มีความสุขมากที่จะต้อนรับคุณสู่สถานที่ใหม่ล่าสุดของเรา โปรดกลับมาเยี่ยมเราเร็ว ๆ นี้ เราอยากพบคุณอีกครั้ง! ด้วยความขอบคุณสำหรับการสนับสนุนจากคุณ

6. 

   ลงนามในจดหมายด้วยมือ ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ลายเซ็นของตัวเองปิดบ้าน ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะต่อสู้กับแนวคิดในการทำให้จดหมายที่เป็นทางการดูเป็นส่วนตัว แม้แต่ลายเซ็นคอมพิวเตอร์ก็แทบจะดีกว่าชื่อที่พิมพ์อยู่เสมอเนื่องจากทำให้ดูเหมือนว่าจดหมายถูกส่งด้วยตนเองตัวอย่าง:เรียนคุณ Souza ขอบคุณมากที่มาร่วมงานเปิดร้านของเราที่ Rua São Paulo, 157 ขอบคุณคุณและลูกค้าทุกคนเช่นคุณที่มีความหลงใหลในผลิตภัณฑ์ที่สร้างสรรค์นี่เป็นการเปิดตัวครั้งใหญ่ที่สุดของเราในประวัติศาสตร์ของ บริษัท เพิ่มเติม จากผู้คนนับพันเช่นเดียวกับคุณแวะมาทักทายและเยี่ยมชมร้านใหม่ของเราและเราไม่มีความสุขมากที่จะต้อนรับคุณสู่สถานที่ใหม่ล่าสุดของเรา โปรดกลับมาเยี่ยมเราเร็ว ๆ นี้ เราอยากพบคุณอีกครั้ง! ด้วยความขอบคุณสำหรับการสนับสนุนจากคุณCarla Ribeiro, ’ผู้ก่อตั้งและผู้ดูแล CartaCriativa

ส่วนที่ 2 จาก 3: การใช้โทนเสียงที่เหมาะสม

1. 

   ต่อต้านการกระตุ้นให้ส่งเสริมธุรกิจของคุณอีกครั้ง คุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อขอบคุณลูกค้าที่ทำธุรกิจร่วมกับคุณดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องให้บุคคลนั้นทำการโฆษณาเพิ่มเติมอีกต่อไป ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร ณ จุดนี้ ทำให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนมีคนอยู่ในบ้าน
   • วลีเช่น "เราหวังว่าจะได้ร่วมทำธุรกิจกับคุณอีกครั้ง" ฟังดูคิดโบราณ ทิ้งไว้เฉยๆดีกว่า .. อย่าพูดอะไรที่คุณจะไม่พูดกับคนรู้จัก
   • ห้ามรวมการโปรโมตผลิตภัณฑ์การกล่าวถึงการขายในอนาคตหรือสิ่งอื่นใดที่อาจตีความได้ว่าเป็นโฆษณา

2. 

   ส่งจดหมายพร้อมประทับตราไปรษณีย์จริง แม้ว่าคุณจะส่งจดหมายหลายสิบฉบับ แต่ก็ไม่ควรใช้ระบบไปรษณีย์ดิจิทัล นี่แสดงให้เห็นว่าจดหมายขอบคุณนี้เป็นหนึ่งในจดหมายขอบคุณหลายฉบับและจะทำให้ลูกค้ารู้สึกพิเศษน้อยลง ในความเป็นจริงมันอาจหมายความว่าจดหมายขอบคุณของคุณอาจลงเอยในถังขยะพร้อมกับจดหมายโต้ตอบอื่น ๆ ที่ไร้ประโยชน์

3. 

   เขียนที่อยู่ด้วยตนเองด้วยถ้าเป็นไปได้ อีกครั้งยิ่งข้อความขอบคุณของคุณเป็นแบบส่วนตัวมากเท่าไหร่คุณก็จะได้รับสิ่งที่ดีขึ้นเท่านั้น หากคุณไม่มีเวลาจ่าหน้าซองจดหมายให้ขอคนทำ แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่เขียนจดหมายด้วยตัวเอง แต่ลูกค้าก็จะประทับใจที่ได้เห็นซองจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ

4. 

   ให้ข้อมูลติดต่อของคุณและเปิดกว้างสำหรับการสื่อสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของคุณรวมอยู่ในการติดต่อและสนับสนุนให้ผู้บริโภคติดต่อคุณได้ตลอดเวลา หากเขาติดต่อคุณจริง ๆ จงเตรียมพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการของเขาทันที

ส่วนที่ 3 จาก 3: การเลือกรูปแบบที่เหมาะสม

1. 

   เขียนจดหมายด้วยมือ การพิมพ์จดหมายมาตรฐานเกือบจะเหมือนกับการส่งโบรชัวร์โฆษณาไปยังลูกค้าของคุณ แทนที่จะทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกพิเศษและชื่นชมจดหมายของคุณอาจส่งผลตรงกันข้ามและก่อให้เกิดความรำคาญ พยายามเขียนบันทึกขอบคุณทีละรายการด้วยลายมือของคุณเอง
   • หากคุณมีบันทึกขอบคุณมากเกินไปที่จะเขียนและคุณไม่คิดว่าจะสามารถเขียนได้ด้วยตัวเองและด้วยมือให้ขอให้คนอื่นช่วยคุณ เวลาที่ใช้ในการเขียนทีละรายการจะไม่ไร้ผล
   • หากเป็นไปไม่ได้ที่จะเขียนตัวอักษรทั้งหมดด้วยมือคุณจะต้องหาวิธีอื่นในการปรับแต่งตัวอักษรเหล่านี้ อย่างน้อยที่สุดชื่อของลูกค้าและลายเซ็นจริงจะต้องรวมอยู่ในบันทึกขอบคุณ
   • ในบางกรณีอาจเป็นการเหมาะสมที่จะเขียนอีเมลขอบคุณแทนการส่งบันทึกด้วยลายมือ สิ่งนี้อาจเหมาะสมเมื่อคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวที่มั่นคงกับลูกค้า กุญแจสำคัญคือเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลเป็นแบบส่วนตัวและจริงใจ หากมีความเป็นไปได้ที่อีเมลอาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นโฆษณาให้ส่งบันทึกด้วยลายมือ

2. 

   เลือกหัวจดหมายสำหรับจดหมายขอบคุณของคุณ ทั้งการ์ดขอบคุณและหัวจดหมายที่มีโลโก้ บริษัท เหมาะสำหรับจดหมายขอบคุณขององค์กร หากคุณต้องเขียนโน้ตเพียงเล็กน้อยการ์ดขอบคุณที่สวยงามเช่นเดียวกับที่คุณพบในเครื่องเขียนจะทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกว่าพวกเขามีลำดับความสำคัญที่แน่นอน มิฉะนั้นให้ใช้การ์ดสต็อคที่มีโลโก้ บริษัท ที่ส่วนหัว
   • หลีกเลี่ยงการใช้กระดาษธรรมดาสำหรับจดหมายขอบคุณ
   • เลือกการ์ดขอบคุณที่เหมาะกับการส่งในทุกสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ หากธุรกิจของคุณแปลกและสนุกสนานคุณสามารถใช้การ์ดหลากสีที่แสดงถึง บริษัท ของคุณในแบบที่คุณต้องการให้เป็นตัวแทน หลีกเลี่ยงการใช้การ์ดที่มีรูปภาพหรือข้อความที่ไม่เหมาะสมหรือเป็นส่วนตัวอย่างยิ่ง

3. 

   พิจารณาส่งของขวัญ หากคุณต้องการแสดงความขอบคุณมากกว่านี้คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนเล็ก ๆ พร้อมกับจดหมาย สิ่งนี้ไม่จำเป็นทั้งหมด แต่สำหรับลูกค้าพิเศษอาจเป็นสิ่งที่ถูกต้อง ของขวัญจะต้องมีขนาดเล็กและมีประโยชน์และสามารถแสดงถึงบริการที่ บริษัท ของคุณนำเสนอหรือสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ แต่มีลักษณะเป็นมืออาชีพ
   • ไอเดียของขวัญชิ้นเล็กคือที่คั่นหนังสือแม่เหล็กขนมเสื้อยืดหรือบัตรของขวัญ
   • มูลค่าของของขวัญต้องไม่เกิน R $ 25 - R $ 50 ในความเป็นจริงบาง บริษัท มีนโยบายทางจริยธรรมที่ป้องกันไม่ให้พวกเขารับของขวัญราคาแพง