เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำถามและคำตอบของชุมชน
• เคล็ดลับ

ส่วนอื่น ๆ

เอกสารกระดาษอาจล้นมือและอาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกได้ว่าคุณต้องเก็บเอกสารใดไว้และเอกสารใดที่อาจต้องการทิ้งไป ด้วยการจัดเรียงเอกสารของคุณวางแผนการโจมตีและใช้ระบบที่สอดคล้องกันคุณสามารถพิชิตกองเอกสารเก่า ๆ ได้ในเวลาน้อยกว่าที่คุณคิด!

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 4: การสร้างแผนการโจมตีของคุณ

1. 

   จัดเรียงและบันทึกไฟล์ของคุณ คุณจะต้องพิจารณาว่าคุณกำลังจัดการกับข้อมูลประเภทใดจึงจะสามารถจัดเรียงไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบ ถือปากกาและกระดาษไว้ในมือและในขณะที่คุณกำลังอ่านไฟล์ของคุณให้บันทึกหัวเรื่องของแต่ละไฟล์และจดข้อมูล
   • ตัวอย่างเช่นคุณอาจบันทึกใบเสร็จรับเงินจากร้านขายของชำบนกระดาษของคุณแล้วกำหนดหัวเรื่องสำหรับรายการเหล่านี้ว่า "ค่าครองชีพ" หรือ "การใช้จ่าย"
   • หากไฟล์ใดมีข้อมูลที่ขัดแย้งกันเอกสารจำนวนมากหรือเต็มเป็นพิเศษให้ทิ้งบันทึกสั้น ๆ ไว้ข้างหัวเรื่องของไฟล์แต่ละไฟล์

2. 

   
   
   ประดิษฐ์หมวดหมู่หลักให้เหมาะกับหัวเรื่องในบันทึกของคุณ ตอนนี้คุณมีรายชื่อวิชาที่อยู่ในไฟล์ของคุณแล้วคุณต้องรวบรวมสิ่งเหล่านี้เป็นกลุ่มกว้าง ๆ พยายามรวบรวมหัวข้อของคุณให้เป็นหมวดหมู่หลัก ๆ ให้ได้มากที่สุด คุณจะต้องสร้างหมวดหมู่กว้าง ๆ จนกว่าวิชาทั้งหมดของคุณจะเข้ากับหมวดหมู่หลักที่เกี่ยวข้อง คุณไม่มีทางรู้ว่าไฟล์ในอนาคตจะเข้ามาในไลบรารีของคุณและคุณต้องการให้ระบบของคุณมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับ ตัวอย่างบางส่วนของหมวดหมู่หลัก ได้แก่ :
   • เงิน
   • ครัวเรือน
   • สุขภาพ
   • งาน / ธุรกิจ
   • การศึกษา

3. 

   
   
   เขียนโค้ดสีของคุณ ตอนนี้คุณอยู่ในสภาพที่ดีพอที่จะจัดเรียงไฟล์และจัดหมวดหมู่ระบบของคุณแล้ว แต่คุณจะสามารถข้ามไปยังไฟล์ของคุณได้ในเวลาอันสั้นหากคุณใส่รหัสสี ซึ่งจะช่วยให้ไฟล์ของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเนื่องจากคุณจะสามารถจัดกลุ่มไฟล์ของคุณตามหมวดหมู่ในขณะที่ยังสามารถใช้การเรียงตัวอักษรได้ คุณอาจพิจารณาเข้ารหัสไฟล์ของคุณด้วย:
   • สีเขียวสำหรับการเงิน
   • สีแดงสำหรับเอกสารส่วนตัว
   • สีน้ำเงินสำหรับเอกสารทางการแพทย์

4. 

   
   
   ถอดรหัสไฟล์ของคุณ ดูบันทึกไฟล์ของคุณ สถานที่ใด ๆ ที่คุณสังเกตเห็นความยุ่งเหยิงเต็มไปหมดหรือความคลาดเคลื่อนสมควรได้รับการพิจารณาครั้งที่สอง มีอะไรที่ดูเหมือนว่ามันอาจจะไม่จำเป็น? นี่คือจุดที่คุณควรทิ้งขยะทั้งหมดที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้ลงในขยะ
   • เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าควรเก็บเอกสารหรือไม่ให้ถามตัวเองว่า "ฉันต้องการเอกสารนี้เมื่อใดฉันจะต้องใช้ในอนาคตหรือไม่"
   • ใบเสร็จรับเงินเป็นตัวการสำคัญที่ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงและเว้นแต่คุณจะถือไว้เพื่อการส่งคืนผลิตภัณฑ์ในอนาคตที่อาจเกิดขึ้นคุณสามารถโยนทิ้งได้เกือบจะในทันที

5. 

   เลือกภาชนะที่เหมาะสม สิ่งนี้จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากตามความต้องการของแต่ละบุคคล แต่การดูรูปร่างของไฟล์ของคุณควรเป็นตัวบ่งชี้ว่าคุณต้องการคอนเทนเนอร์ประเภทใด สำนักงานและแหล่งรวบรวมไฟล์ส่วนตัวขนาดใหญ่อาจต้องใช้ตู้เก็บเอกสาร บางครั้งที่เก็บถาวรขนาดเล็กอาจอยู่ในกล่องไฟล์ขนาดเล็ก
   • อย่าลืมซื้อที่เก็บไฟล์ที่มีคุณภาพ ความพยายามอย่างหนักในองค์กรของคุณอาจพังพินาศได้จากการรั่วไหลหากภาชนะของคุณแตกร้าวหรือที่จับหลวม

ส่วนที่ 2 จาก 4: การประเมินเนื้อหาของไฟล์ของคุณ

1. 

   รู้ขีด จำกัด เวลาของคุณ เอกสารกระดาษบางชิ้นดูเหมือนสำคัญ แต่ไม่จำเป็นต้องถือไว้จริงๆในขณะที่เอกสารอื่น ๆ ที่คุณต้องใช้ตลอดชีวิต! ทุกสองสามสัปดาห์คุณควรพิจารณาเกี่ยวกับเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลาเช่นบันทึกข้อมูลธนาคารและให้ไฟล์ของคุณอีกครั้งเพื่อดูว่ามีเวลาสิ้นสุดหรือไม่

2. 

   ทำลายบันทึกของธนาคารเก่า ๆ คุณควรเก็บเงินฝากและสลิป ATM ไว้จนกว่าคุณจะกระทบยอดกับใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารรายเดือนของคุณ การตรวจสอบรายเดือนและใบแจ้งยอดบัญชีออมทรัพย์ของคุณสามารถบันทึกได้จนถึงช่วงภาษี หลังจากที่คุณกรอกภาษีเรียบร้อยแล้วคุณสามารถยื่นรายการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคารที่คุณต้องการเพื่อพิสูจน์การหักเงินพร้อมบันทึกภาษีของคุณ ส่วนที่เหลือสามารถหั่นได้

3. 

   ล้างไฟล์บิลบัตรเครดิตเก่าของคุณ เมื่อคุณตรวจสอบและชำระเงินแล้วคุณจะไม่ต้องใช้มันเว้นแต่จะยืนยันการหักภาษีของคุณ นอกจากนี้คุณควรระงับตั๋วเงินสำหรับสินค้าที่ชำระด้วยเครดิตที่อยู่ภายใต้การรับประกันจนกว่าการรับประกันจะสิ้นสุดลง
   • เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บการรับประกันและเอกสารใบเสร็จที่เกี่ยวข้องซึ่งรวบรวมไว้ด้วยกันโดยการเย็บใบเสร็จเครดิตเข้ากับการรับประกัน

4. 

   วางนโยบายการประกันของคุณ เอกสารเหล่านี้ควรเก็บไว้จนกว่าจะหมดอายุหรือเปลี่ยนใหม่แล้วทำลายทิ้ง ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณส่วนใหญ่รวมอยู่ในเอกสารประเภทนี้ดังนั้นคุณอาจพิจารณาหั่นย่อยเพื่อนำไปทิ้ง

5. 

   กำหนดเอกสารเกี่ยวกับภาษีของคุณเป็นประจำทุกปี คุณควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีสำหรับปีที่คุณยื่นไว้ในไฟล์เดียว หากไฟล์นี้มีขนาดใหญ่เกินไปไฟล์หีบเพลงอาจรองรับกระดาษได้ดีกว่า หลังจากที่คุณยื่นเรื่องคืนแล้วอย่าลังเลที่จะทิ้งเอกสาร

6. 

   เก็บคืนภาษีของรัฐหรือรัฐบาลกลางในระยะยาว ขอแนะนำให้คุณเก็บการคืนภาษีของรัฐและรัฐบาลกลางทั้งหมดไว้เป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปีแม้ว่าคุณจะยื่นเรื่องกับนักบัญชีคุณควรสอบถามเขาว่ามีไฟล์ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ที่คุณอาจลบออกซึ่งไม่จำเป็นอีกต่อไป

7. 

   จัดเก็บสูติบัตรพินัยกรรมและใบอนุญาตการสมรส เอกสารสำคัญเหล่านี้ควรเก็บไว้ตราบเท่าที่คุณยังมีชีวิตอยู่ คุณอาจต้องพิจารณาใช้ปลอกพลาสติกเพื่อป้องกันสิ่งเหล่านี้เนื่องจากการสึกหรอตามปกติอาจทำให้กระดาษบอบบางได้

8. 

   เก็บข้อมูลกรมธรรม์ประกันชีวิตของคุณ คุณไม่ต้องการทิ้งเอกสารเหล่านี้เว้นแต่คุณจะมีนโยบายอายุการใช้งานซึ่งในกรณีนี้คุณสามารถทิ้งเอกสารได้เมื่อหมดวาระ

ส่วนที่ 3 ของ 4: การรวมไฟล์ของคุณเข้าด้วยกัน

1. 

   รวบรวมหรือซื้อวัสดุของคุณ อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ของคุณจะได้รับการจัดระเบียบอย่างเป็นระเบียบและปลอดภัย คุณอาจต้องเพิ่มบางรายการในรายการนี้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความครอบคลุมของระบบการจัดเก็บข้อมูลที่คุณกำลังทำอยู่ แต่สิ่งที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ ได้แก่ :
   • Black Sharpie
   • โฟลเดอร์การจัดหมวดหมู่
   • เครื่องหมายสี
   • กล่องแฟ้ม / ตู้
   • โฟลเดอร์ (พร้อมแท็บสำหรับฉลาก)
   • แขวนไฟล์
   • เจาะสองรู

2. 

   ติดฉลากตามความจำเป็น Sharpie และ Log ของคุณจะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณในขณะที่คุณเขียนหัวข้อแต่ละโฟลเดอร์บนฉลากของโฟลเดอร์ใหม่ของคุณ เขียนให้ชัดเจนและเว้นที่ว่างบนฉลากเพื่อเป็นจุดสีสำหรับการเข้ารหัสสี
   • ความสามารถในการอ่านเป็นกุญแจสำคัญสำหรับป้ายกำกับของคุณดังนั้นให้พิจารณาใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด แต่ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตามให้ใช้สไตล์ที่คุณเขียนสอดคล้องกัน

3. 

   ประดิษฐ์ระบบการเรียงตัวอักษรหากต้องการ ระบบตัวอักษรของคุณเป็นเรื่องของความชอบส่วนบุคคล บางคนพบว่าการจัดเรียงไฟล์ทั้งหมดตามตัวอักษรตัวแรกทำได้ง่ายที่สุดบางคนจัดหมวดหมู่หลักตามตัวอักษรจากนั้นโฟลเดอร์ย่อยและสุดท้ายเอกสารแต่ละไฟล์ในโฟลเดอร์ย่อย ใช้ระบบใดก็ได้ที่คุณพบว่าเป็นธรรมชาติที่สุดกับไฟล์ของคุณ
   • บางคนชอบใช้กฎแห่งการซ้อนทับเพื่อจัดระเบียบเอกสารแต่ละรายการในหมวดหมู่ย่อย ซึ่งหมายความว่าเอกสารใหม่แต่ละรายการที่คุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ย่อยจะถูกยื่นก่อนซึ่งจะวางเอกสารเก่าไว้ที่ด้านหลังของโฟลเดอร์และเอกสารที่ใหม่กว่าจะอยู่ด้านหน้า

4. 

   รหัสสีไฟล์ของคุณ สีหนาที่สามารถมองเห็นได้อย่างรวดเร็วและชัดเจนเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับระบบการเข้ารหัสสีของคุณ พยายามจับคู่สีกับหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องทั่วไป ตัวอย่างเช่นหากคุณมีหมวดหมู่ "Money" คุณอาจต้องการใช้สีเขียวเพื่อกำหนดรหัสสีให้กับโฟลเดอร์นี้
   • แต่ละโฟลเดอร์ควรมีจุดตัวหนาทางด้านขวาของป้ายกำกับที่เขียนไว้ของแต่ละโฟลเดอร์ วิธีนี้ช่วยให้คุณทราบได้อย่างรวดเร็วว่าทุกไฟล์อยู่ในหมวดหมู่ใดแม้ว่าคุณจะวางไว้หลายไฟล์ก็ตาม
   • การใช้ไฟล์สีที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละหมวดหมู่ (หรือสำหรับหมวดหมู่ที่สำคัญหมวดหมู่หนึ่ง) อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน

5. 

   ลบไฟล์ที่ใช้งานอยู่ อาจมีไฟล์สองสามไฟล์ที่คุณใช้หรืออ้างอิงบ่อยๆ ไฟล์ที่ "ใช้งานอยู่" เหล่านี้อาจสะดวกกว่าสำหรับคุณเล็กน้อยหากคุณมีไฟล์เหล่านี้อยู่บนโต๊ะทำงานหรือที่อื่น ๆ
   • ลบไฟล์ที่ใช้งานอยู่หลังจากที่คุณติดป้ายกำกับและรหัสสีแล้ว วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถย้ายไฟล์ที่ใช้งานอยู่ระหว่างโต๊ะทำงานและที่เก็บไฟล์ได้อย่างราบรื่น

6. 

   แทรกไฟล์ของคุณ ใส่ไฟล์แขวนของคุณลงในที่เก็บไฟล์ของคุณ สิ่งเหล่านี้จะสร้างหน่วยงานหลักในระบบการจัดเก็บของคุณและจะป้องกันไม่ให้กลุ่มไฟล์ของคุณดูไม่เป็นระเบียบหรือยุ่งยากเกินไป ในไฟล์แขวนแต่ละไฟล์คุณควรใส่โฟลเดอร์ไฟล์ปกติ 2 ถึง 3 โฟลเดอร์แม้ว่าคุณจะสามารถใส่ได้มากหรือน้อยขึ้นอยู่กับขนาดของโฟลเดอร์

ส่วนที่ 4 จาก 4: การดูแลรักษาไฟล์กระดาษของคุณ

1. 

   แทนที่การสึกหรอในไฟล์ของคุณ เวลาจะใช้เวลาเก็บไฟล์ของคุณไม่ต้องพูดถึงสิ่งต่างๆอาจเกิดขึ้นได้ตลอดหลายปีที่จะทำให้ระบบการจัดเก็บของคุณเหนื่อยล้า เก็บโฟลเดอร์ไฟล์พิเศษและไฟล์ที่แขวนไว้ในมือเนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะดูดซับการผุกร่อนเมื่อเวลาผ่านไป
   • จับตาดูที่เก็บไฟล์ของคุณด้วย มือจับหรือตัวล็อคที่หักบนที่เก็บไฟล์ของคุณสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาทำงานบนท้องถนนได้หลายชั่วโมง

2. 

   ตรวจสอบบันทึกและระบบของคุณอีกครั้ง เมื่อคุณทำงานอย่างหนักพยายามทำให้ทุกอย่างเข้าที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยากที่จะเห็นภาพรวมอย่างชัดเจน การกลับไปที่ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณหลังจากผ่านไปสองสามวันหรือหลายสัปดาห์สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบของคุณได้อย่างมาก เมื่อถึงจุดนั้นคุณควรคุ้นเคยกับจุดอ่อนของระบบและการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ สองสามอย่างสามารถสร้างความแตกต่างได้มาก

3. 

   แบ่งย่อยไฟล์เต็มด้วยโฟลเดอร์ เมื่อไฟล์ที่แขวนอยู่มีจำนวนมากเกินไปหรือไม่สามารถจัดการได้โดยมีเอกสารมากเกินไปคุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยที่มีขนาดเล็กลงเพื่อไม่ให้ไฟล์ค้างหรือแยกเป็นสองไฟล์ที่แขวนแยกกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจำนวนมากในหมวดหมู่ "การเงิน" คุณอาจรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ "ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ" เดียวและวางซ้อนไว้ใน "การเงิน"

4. 

   เพิ่มแท็บลงในมิกซ์หากทำได้ แท็บเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งย่อยระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณเพื่อความสะดวกในการใช้งาน แท็บเป็นเครื่องหมายที่ยอดเยี่ยมของหมวดหมู่ แต่ยังสามารถใช้เพื่อช่วยระบุโฟลเดอร์ไฟล์ที่เรียวยาว แต่มีความสำคัญ
   • คุณยังสามารถใช้แท็บแทรกเพื่อกำหนดไฟล์ที่ใช้งานได้ คุณอาจต้องการติดป้ายกำกับแท็บเหล่านี้: Do now, Do later และ Pending (พร้อมระบุเอกสารที่คุณกำลังรอการตอบกลับ)

คำถามและคำตอบของชุมชน

• 
  
  อะไรคือข้อเสียของการใช้ superposition ในระบบเติม? ตอบ

เคล็ดลับ